Chính sách quyền riêng tư Nền Móng

1. Phạm vi của chính sách

Chính sách này giải thích Nền Móng xử lý dữ liệu như thế nào ở hai nơi khác nhau:

• (A) Website giới thiệu tại monleo.vn — trang chỉ để giới thiệu sản phẩm (mục 2).
• (B) Phần mềm Nền Móng — ứng dụng nơi bạn đăng ký dùng thử, đăng nhập và làm việc (mục 3 đến mục 13).

Chính sách này được áp dụng cùng với Điều khoản sử dụng. Nền Móng xử lý dữ liệu cá nhân theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. Website giới thiệu

2.1. Không có biểu mẫu

• Website giới thiệu không có biểu mẫu, không có tài khoản, không hỏi tên, email hay số điện thoại của bạn.

2.2. Không cookie, không công cụ theo dõi

• Website không đặt cookie và không lưu dữ liệu nào trên trình duyệt của bạn.
• Website không dùng công cụ phân tích truy cập, không có mã quảng cáo, không có mã theo dõi của mạng xã hội.

2.3. Phông chữ từ Google Fonts

• Website tải phông chữ từ dịch vụ Google Fonts của Google.
• Khi tải phông chữ, trình duyệt của bạn gửi tới máy chủ của Google địa chỉ IP, thông tin trình duyệt và địa chỉ trang đang xem. Việc này do Google xử lý theo chính sách của Google, và có thể diễn ra ngoài Việt Nam.
• Nếu không muốn, bạn có thể chặn tải phông chữ bên ngoài trong trình duyệt. Trang vẫn hiển thị bằng phông chữ thay thế.

2.4. Nhật ký kỹ thuật của máy chủ

• Như mọi website, máy chủ web và hạ tầng mạng đặt phía trước có thể tự động ghi nhận thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, thời điểm, trang được yêu cầu, thông tin trình duyệt, kết quả phản hồi.
• Thông tin này chỉ dùng để vận hành, chống tấn công và xử lý sự cố. Chúng tôi không dùng nó để quảng cáo hay lập hồ sơ về bạn.
• Thông tin được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích nêu trên hoặc theo yêu cầu pháp luật.

2.5. Liên kết sang Phần mềm

• Các nút "Dùng thử" và "Đăng nhập" mở Phần mềm.
• Liên kết dùng thử có kèm tham số nguồn (ví dụ utm_source=website). Tham số này chỉ cho biết bạn đi từ website sang, không chứa thông tin cá nhân.
• Khi bạn đã sang Phần mềm, phần (B) của chính sách này được áp dụng.

3. Phần mềm: vai trò của Nền Móng

Vai trò của Nền Móng khác nhau theo từng loại dữ liệu.

3.1. Dữ liệu của công ty khách

• Gồm dữ liệu nghiệp vụ và thông tin tài khoản người dùng do công ty khách và nhân sự của họ nhập vào.
• Công ty khách quyết định dữ liệu nào được nhập và dùng vào việc gì.
• Nền Móng xử lý dữ liệu này thay mặt công ty khách, theo Điều khoản sử dụng và thỏa thuận với công ty khách.
• Nếu bạn là nhân sự, khách hàng hay nhà cung cấp của một công ty khách, hãy liên hệ công ty đó trước về dữ liệu của bạn. Nền Móng sẽ hỗ trợ công ty đó xử lý yêu cầu.

3.2. Thông tin đăng ký dùng thử

• Nền Móng trực tiếp thu thập thông tin này từ người đăng ký để cung cấp bản dùng thử, liên hệ về lượt dùng thử và ngăn đăng ký lạm dụng.
• Nền Móng chịu trách nhiệm về việc xử lý thông tin này.

3.3. Nhật ký truy cập và bảo vệ hệ thống

• Nền Móng ghi nhật ký truy cập để bảo vệ an toàn cho hệ thống mà mọi công ty khách dùng chung.
• Nhật ký này chỉ dùng cho mục đích bảo mật và vận hành (mục 5).
• Công ty khách có trách nhiệm thông báo việc này cho nhân sự của mình.

4. Dữ liệu được xử lý trong Phần mềm

4.1. Thông tin đăng ký dùng thử

• Tên công ty, email, số điện thoại liên hệ (khi trang đăng ký yêu cầu).
• Thời điểm bạn đồng ý, và phiên bản Điều khoản, Chính sách bạn đã đồng ý.
• Địa chỉ IP và thông tin trình duyệt tại thời điểm đăng ký.
• Danh sách phân hệ được cấp cho lượt dùng thử.
• Kết quả xác minh "không phải robot", nếu bước này được bật.
• Thư dùng thử chứa mật khẩu tạm. Nội dung thư được lưu ở dạng mã hóa để gửi lại khi cần; nhân sự Nền Móng không xem lại được mật khẩu này. Liên kết xác nhận chỉ được lưu ở dạng mã băm.

4.2. Thông tin tài khoản người dùng

• Họ tên, tên đăng nhập, mã công ty.
• Số điện thoại, nếu được nhập. Số điện thoại của nhân viên kinh doanh có thể được in trên báo giá để khách hàng liên hệ.
• Vai trò, quyền, chi nhánh và kho được giao, trạng thái tài khoản.
• Mật khẩu: chỉ lưu dạng băm một chiều, không ai đọc lại được mật khẩu gốc.
• Bản ghi phiên đăng nhập, để có thể đăng xuất hoặc thu hồi phiên khi cần.

4.3. Dữ liệu nghiệp vụ do công ty khách nhập

• Thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, người liên hệ, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế…).
• Báo giá, đơn bán, đơn thuê, chứng từ kho, thu chi, công nợ, hoa hồng.
• Tệp đính kèm: ủy nhiệm chi, biên bản có chữ ký, hình ảnh mặt hàng…
• Hồ sơ công ty: logo, con dấu, thông tin ngân hàng in trên giấy tờ.

4.4. Nhật ký thao tác nghiệp vụ

• Ai làm gì, lúc nào, trên chứng từ nào.
• Trong phiên hỗ trợ từ xa, nhật ký ghi kèm tên người hỗ trợ.
• Một số bản ghi như thanh toán, phân bổ tiền và sự kiện của đơn chỉ được thêm, không sửa, không xóa, để giữ toàn vẹn sổ sách.
• Nhật ký không ghi mật khẩu.

4.5. Nhật ký truy cập (chỉ siêu dữ liệu)

Mỗi lần Phần mềm nhận yêu cầu, hệ thống ghi:

• Địa chỉ IP và thời điểm.
• Loại thao tác ở dạng mẫu (ví dụ "xem chi tiết một đơn bán"), kết quả, thời gian xử lý, số trang, mã số bản ghi được mở, và có phải thao tác xuất tệp hay không.
• Thông tin trình duyệt.
• Mã công ty, mã người dùng, mã phiên đăng nhập (nếu đã đăng nhập).

Nhật ký truy cập không ghi: nội dung bạn gửi đi hay nhận về, từ khóa tìm kiếm, mật khẩu, mã đăng nhập, nội dung chứng từ, nội dung tệp.

4.6. Số liệu tổng hợp và mức cảnh báo

• Từ nhật ký truy cập, hệ thống đếm theo từng người dùng, theo ngày: số yêu cầu, số lần bị từ chối, số lần xuất tệp, số địa chỉ IP khác nhau…
• Hệ thống gán mức cảnh báo Thấp / Trung bình / Cao kèm lý do.
• Mức cảnh báo chỉ để nhân sự Nền Móng tham khảo. Hệ thống không tự khóa tài khoản và không tự gửi thư dựa trên mức này.

4.7. Bộ đếm lượt xuất của công ty dùng thử

Số lượt xuất tệp mỗi ngày của từng công ty dùng thử (chỉ là con số theo ngày).

4.8. Cookie và lưu trữ trên trình duyệt của Phần mềm

• Cookie đăng nhập: cần thiết để giữ phiên đăng nhập. Cookie này được đặt chế độ chỉ máy chủ đọc được, mã trên trang không đọc được.
• Cookie phiên hỗ trợ từ xa: chỉ dùng khi nhân viên hỗ trợ làm việc trong phiên được Chủ công ty cho phép.
• Ghi nhớ mã công ty: trình duyệt nhớ mã công ty của lần đăng nhập trước để điền sẵn. Chỉ lưu mã công ty, không lưu mật khẩu. Bạn có thể xóa bằng cách xóa dữ liệu trang trong trình duyệt.
• Phần mềm không dùng cookie quảng cáo hay cookie phân tích truy cập.
• Phần mềm cũng tải phông chữ từ Google Fonts như website (mục 2.3).

5. Mục đích xử lý

Nền Móng xử lý dữ liệu để:

• Cung cấp dịch vụ: tạo công ty dùng thử, đăng nhập, lưu và hiển thị dữ liệu, in chứng từ, gửi thông báo trong Phần mềm.
• Gửi thư xác nhận dùng thử và thông tin liên quan tới tài khoản.
• Liên hệ với người đăng ký về lượt dùng thử (hỗ trợ, gia hạn).
• Hỗ trợ từ xa khi Chủ công ty cho phép.
• Bảo vệ hệ thống: phát hiện truy cập bất thường, hạn chế lạm dụng như đăng ký hàng loạt hay tải dữ liệu hàng loạt, điều tra sự cố.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nền Móng không:

• Bán dữ liệu cho bất kỳ ai.
• Dùng dữ liệu để quảng cáo hay lập hồ sơ tiếp thị cho bên thứ ba.
• Dùng dữ liệu nghiệp vụ của công ty này cho công ty khác.

6. Căn cứ xử lý

• Thông tin đăng ký dùng thử: sự đồng ý của bạn khi đánh dấu đồng ý lúc đăng ký, và việc cần thiết để thực hiện yêu cầu dùng thử của bạn.
• Dữ liệu của công ty khách: theo thỏa thuận với công ty khách. Công ty khách chịu trách nhiệm có căn cứ hợp pháp (như sự đồng ý hoặc hợp đồng) đối với dữ liệu cá nhân mình nhập.
• Nhật ký truy cập, số liệu tổng hợp: việc cần thiết để cung cấp dịch vụ an toàn cho mọi công ty dùng chung hệ thống.
• Yêu cầu của pháp luật: khi có yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bạn có thể rút lại sự đồng ý. Việc rút lại không ảnh hưởng tới việc xử lý đã thực hiện trước đó, nhưng có thể khiến Nền Móng không tiếp tục cung cấp được bản dùng thử.

7. Thời hạn lưu trữ

Hệ thống tự xóa nhật ký truy cập, số liệu tổng hợp và bộ đếm lượt xuất khi quá hạn, mỗi ngày.

8. Ai được tiếp cận dữ liệu và bên xử lý phụ

8.1. Trong công ty khách

• Người dùng chỉ thấy dữ liệu theo vai trò, quyền và kho được Chủ công ty giao. Ví dụ: nhân viên kinh doanh chỉ thấy khách hàng và đơn mình phụ trách.
• Công ty khác không xem được dữ liệu của công ty bạn.

8.2. Nhân sự Nền Móng

• Chỉ nhân sự được phân quyền mới xem được nhật ký truy cập và mức cảnh báo, tại khu quản trị riêng. Mỗi lượt xem đều được ghi lại.
• Nhân sự Nền Móng chỉ làm việc với dữ liệu nghiệp vụ của công ty khách khi:
  • Chủ công ty bật quyền hỗ trợ từ xa; hoặc
  • cần thiết về kỹ thuật để sao lưu, phục hồi hoặc khắc phục sự cố, ở mức tối thiểu; hoặc
  • có yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

8.3. Bên xử lý phụ

Nền Móng dùng một số dịch vụ bên ngoài. Mỗi bên chỉ nhận dữ liệu cần cho việc của mình:

8.4. Cơ quan nhà nước

Nền Móng cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp lệ theo quy định pháp luật.

9. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

• Cloudflare vận hành mạng toàn cầu. Lưu lượng truy cập của bạn có thể được xử lý tại máy chủ của Cloudflare ở ngoài Việt Nam.
• Google Fonts và nhà cung cấp dịch vụ email cũng có thể xử lý dữ liệu ở ngoài Việt Nam, tùy nơi đặt máy chủ của họ.
• Nền Móng thực hiện các thủ tục về chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam khi áp dụng.

10. Biện pháp bảo vệ dữ liệu

Nền Móng áp dụng các biện pháp sau:

• Tách riêng dữ liệu từng công ty ở cả khâu đọc và khâu ghi dữ liệu. Danh tính công ty lấy từ phiên đăng nhập, không lấy từ thông tin người dùng tự gửi lên. Việc tách dữ liệu được kiểm thử tự động giữa nhiều công ty.
• Phân quyền theo vai trò và theo phạm vi: khách hàng phụ trách, kho được giao.
• Thay đổi quyền có hiệu lực ngay ở thao tác tiếp theo của người dùng.
• Mật khẩu băm một chiều; mật khẩu tạm phải đổi ở lần đăng nhập đầu.
• Phiên đăng nhập thu hồi được: đăng xuất, đổi mật khẩu hoặc khóa tài khoản đều chấm dứt các phiên liên quan.
• Khu quản trị của Nền Móng tách riêng khỏi khu làm việc của công ty, có lớp kiểm soát truy cập riêng.
• Hỗ trợ từ xa có kiểm soát: chỉ khi Chủ công ty bật, có thời hạn, ghi nhật ký tên người hỗ trợ, không được thao tác các phần nhạy cảm (mục 6 Điều khoản).
• Nhật ký thao tác để tra cứu ai làm gì, lúc nào.
• Mã hóa thông tin nhạy cảm của hệ thống, như mật khẩu máy chủ email và thư mời dùng thử. Liên kết xác nhận chỉ lưu ở dạng mã băm.
• Kiểm tra tệp tải lên: chỉ xem trực tiếp trên trình duyệt với tệp PDF và hình ảnh; các tệp khác chỉ được tải về.
• Giới hạn tần suất và giới hạn lượt xuất để hạn chế khai thác hàng loạt.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Các biện pháp trên giúp giảm rủi ro nhưng không thể loại trừ hoàn toàn mọi sự cố. Bạn cũng góp phần bảo vệ dữ liệu bằng cách giữ kín mật khẩu và cấp quyền đúng người.

11. Quyền của bạn và cách thực hiện

11.1. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền như:

• Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý.
• Xem, yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu của mình.
• Yêu cầu xóa, hạn chế xử lý, hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Yêu cầu cung cấp dữ liệu của mình.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

11.2. Cách thực hiện

• Nếu bạn là nhân sự, khách hàng hay nhà cung cấp của một công ty khách: liên hệ công ty đó trước. Công ty có thể tự sửa phần lớn thông tin trong Phần mềm. Nền Móng hỗ trợ công ty khi cần.
• Nếu bạn là người đăng ký dùng thử hoặc có câu hỏi về website: liên hệ Nền Móng theo mục 15.
• Người dùng tự đổi được mật khẩu của mình bất cứ lúc nào.
• Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu, và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.

11.3. Giới hạn

Một số yêu cầu có thể bị giới hạn khi pháp luật cho phép. Ví dụ:

• Bản ghi giao dịch chỉ được thêm, không xóa, vì cần cho sổ sách của công ty khách.
• Nhật ký truy cập còn trong thời hạn lưu có thể cần giữ để điều tra sự cố bảo mật.

Khi từ chối hoặc chỉ thực hiện một phần, chúng tôi nêu lý do.

12. Trẻ em

• Nền Móng là dịch vụ dành cho doanh nghiệp và người làm việc tại doanh nghiệp. Dịch vụ không hướng tới trẻ em.
• Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em. Nếu biết có dữ liệu như vậy được đưa vào ngoài mục đích hợp pháp của công ty khách, chúng tôi phối hợp với công ty đó để xử lý.

13. Sự cố dữ liệu

Khi phát hiện sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, Nền Móng:

• Thực hiện ngay các biện pháp để ngăn chặn và hạn chế thiệt hại.
• Thông báo cho công ty khách bị ảnh hưởng, không chậm trễ, kèm thông tin đã biết về sự cố và các biện pháp đã thực hiện.
• Thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn pháp luật quy định.
• Phối hợp với công ty khách để thông báo cho người bị ảnh hưởng khi cần.

14. Thay đổi chính sách

• Mỗi bản chính sách có số phiên bản và ngày hiệu lực ở đầu trang.
• Khi có thay đổi quan trọng, như thay đổi loại dữ liệu, mục đích, thời hạn lưu hay bên xử lý phụ, Nền Móng thông báo trong Phần mềm hoặc qua email trước khi áp dụng.
• Lượt đăng ký dùng thử mới phải đồng ý với phiên bản đang hiệu lực.

15. Liên hệ

Trả lời thư điện tử mà Nền Móng đã gửi cho bạn (ví dụ thư xác nhận dùng thử).

Vui lòng ghi rõ yêu cầu liên quan tới dữ liệu cá nhân và mã công ty (nếu có). Không gửi mật khẩu trong thư.